So arbeiten Sie effizient nach dem Kugelbox-Prinzip

Und schon wieder sind sie da, unsere drei Probleme: Zuviel Arbeit, zuwenig Zeit, zu großes Durcheinander. Aber das könnten wir auch fort fĂŒhren: Zu viele Unterbrechungen, Ablenkungen – das Ende vom Lied ist, dass wir am Ende des Tages völlig geschafft nach Hause fahren und nicht einmal ansatzweise all das geschafft haben, was wir uns vorgenommen haben.

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Das kommt Ihnen bekannt vor?

Trösten Sie sich, so geht es extrem vielen Mitarbeitern. Die Frage ist, muss das so sein?
Dazu gibt es von Experten ein ganz klares NEIN!

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Arbeiten genau definieren

Schauen Sie sich Ihre Arbeitsfelder einmal ganz genau an. Sie werden feststellen, dass es grĂ¶ĂŸere und kleinere, langwierige und fix zu erledigende Arbeiten ebenso gibt wie solche, fĂŒr die Sie sich mehr konzentrieren mĂŒssen als bei anderen, wo es Informationen zu lesen gilt, die Sie auch problemlos zwischendurch unterbrechen können.

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Time-Management

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Ablage nach dem Kugelbox-Prinzip einrichten

Sortieren Sie Ihre Zettel-Sammlungen und Aufgaben in Ablagekörben und PC-Ordnern nach diesem Prinzip: Die dringenden aber schnell zu erledigenden, die dringenden langen, die weniger Dringenden kurzen und die weniger Dringenden langen Arbeiten. Unter die Kurzen fallen auch die Texte, die problemlos unterbrochen werden können.

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Analysieren Sie Ihren Tagesablauf

Überall finden Sie kleine Puffer-Zeiten, in denen es sich nicht lohnt, die nĂ€chste Aufgabe an zu gehen. Hier sind es die Minuten, die Sie vor einem Meeting ĂŒbrig haben, dort die Wartezeit auf einen Klienten, die Sie zur VerfĂŒgung haben.

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Das Kugelbox-Prinzip, einfach erklÀrt

Nehmen Sie einen Eimer Kugeln und einen Eimer Sand.

Wenn Sie versuchen, erst den Sand in einen dritten Eimer zu fĂŒllen, der nur 1,5 Mal so groß ist, wie die beiden Eimer zusammen, und anschließend die Kugeln oben auf fĂŒllen wollen, werden Sie fest stellen, dass das nicht funktioniert.

FĂŒllen Sie jedoch erst die Kugeln in den Eimer und lassen den Sand in die ZwischenrĂ€ume rieseln, dann bekommen Sie beide Eimer in diesen dritten, ohne das etwas verloren geht.

Genau so ist es mit Ihrer Zeit: Machen Sie erst all die großen Aufgaben, verschenken Sie die Möglichkeit, durch FĂŒllen der Puffer-Minuten auch die weniger wichtigen oder weniger langen Aufgaben ab zu arbeiten.

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Gewinnen Sie ein Auge fĂŒr diese Zeiten

Das ist das A und O neben dem Einteilen der Aufgaben in diese vier Arbeitsbereiche.
Zu den Puffer-Arbeiten gehört zum Beispiel, Informationen aus Ihrer Lesemappe zu studieren, die Ablage oder Belege zu sortieren, Ihren Schreibtisch aufzurÀumen, die To-do-Liste zu aktualisieren, Briefe, Mails oder Angebote schreiben, Informationen per Telefonanruf ein zu holen.

Oft kommen Sie bei den grĂ¶ĂŸeren Arbeiten ohne diese kleinen gar nicht richtig weiter. Umso sinnvoller ist es, die entstehenden ZwischenrĂ€ume mit diesen Puffern zu fĂŒllen. v

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Verschwendete Zeit im BĂŒro

Hierzu gibt es interssante Berechnungen, die Ihnen auf einen Blick auf zeigen, wieviel Effizienz Sie verschenken, wenn Sie das Kugelbox-Prinzip nicht nutzen:

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Tabelle

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Erschreckender Effekt, nicht wahr? Greifen Sie ein, setzen Sie sich noch jetzt direkt mit dem Kugelbox-Prinzip auseinander und ĂŒberlegen Sie, welche Ihrer Aufgaben ganz konkret in welchen der vier Arbeitsbereiche gehören.

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To-Do-Liste ĂŒberarbeiten

Sobald Sie beginnen, das Kugelbox-Prinzip um zu setzen, sollten Sie sich Ihre To-Do-Liste greifen und die einzelnen Eintragungen direkt nach diesem Muster markieren.

Am Besten wĂ€hlen Sie unterschiedliche Farben, bestenfalls in Übereinstimmung mit den Farben der Ablage-Körbe. So können Sie direkt nach den passenden Elementen greifen, ohne sich zu verzetteln.

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Das 5 Minuten Prinzip

Alle Aufgaben oder auch Teilaufgaben, die Sie innerhalb von 5 Minuten erledigen können, gehören als kurzfristig farbig markiert. So können Sie gegebenenfalls auch grĂ¶ĂŸere AuftrĂ€ge in kleinere Teilaufgaben herunter brechen und somit schneller ab arbeiten.

Vergessen Sie darĂŒber aber bitte nicht, dass Sie selbst natĂŒrlich auch regelmĂ€ĂŸige Pausen benötigen. Die Arbeit erledigt sich nicht schneller, wenn Sie sich Ihre Pausen sparen – im Gegenteil!

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Pause

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Nur nach 5 Minuten an der frischen Luft, in denen Sie den Kopf leer werden lassen, tanken Sie wertvolle Energie, die Sie die zukĂŒnftigen Arbeiten schneller und fehlerfreier erledigen lĂ€sst.

Kombiniert mit leckeren Pausen-Snacks, die Ihrem Körper wertvolle Mineralien und Kohlehydrate zurĂŒck geben (NĂŒsse, Karotten, ungespritzte Äpfel) sind diese Pausen fast so wertvoll, wie ein Power-Nap.

ErgĂ€nzen Sie diese Techniken mit unseren Tipps und Tricks fĂŒr mehr Geld und Sie werden den Unterschied schon bald erleben!

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Quellen: gutefrage.net; business-netz.com; tti.at
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Über Markus Dan

Baujahr 1970 ist Markus Dan seit ĂŒber einem Jahrzehnt im Beratungswesen tĂ€tig: HauptsĂ€chlich fĂŒr große Unternehmen, Banken, Versicherungen, aber auch fĂŒr KMUs und Privatpersonen. Im Rahmen dieser TĂ€tigkeiten und auch basierend auf seiner Erfahrung im Heer hat er sich auch sehr intensiv mit verschiedenen Methoden der VerhaltensĂ€nderung beschĂ€ftigt: Dinge wie NLP, Rhetorik- und Verkaufsschulungen als auch stĂ€rkere Dinge wie Hypnose, klassischen Konditionierung und mehr. Die letzten Jahre gehörten immer mehr Klein- und Mittelbetriebe sowie Einzelunternehmer und SelbststĂ€ndige zu seinen grĂ¶ĂŸten “Fans”, da er ein spezielles Unternehmens-Erfolgsprogramm entwickelt hat, dass auf den Prinzipien der Hypnose, der Konditionierung und noch einiger anderen Tricks in den Bereichen Profitmaximierung und Neukundengewinnung besteht und speziell fĂŒr diese Zielgruppe zugeschnitten ist. Derzeit lebt er mit seiner Familie in Malaysia. www.markusdan.com

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